E-Arşiv Fatura

Firmaların E-Faturaya geçmemiş kurumsal ve bireysel müşterilerinin bildirdikleri herhangi bir mail adresine ya da SMS numarasına PDF formatında gönderilen ve 10 yıl boyunca elektronik ortamda online erişime açık saklanan dijital fatura tipidir.

Mükellefler E-Arşiv Fatura uygulamasını, kendi bilgi işlem sistemi veya Başkanlıktan izin almış özel entegratör bilgi işlem sistemi üzerinden olmak üzere iki yöntemle kullanabilirler.

E-Fatura mükellefleri ile E-Arşiv Fatura mükellefleri birebir aynıdır.

E-Fatura ile E-Arşiv fatura arasındaki fark nedir?

• E-Fatura sadece E-Faturaya geçmiş mükelleflere gönderilir.
• E-Arşiv Fatura, E-Fatura geçmeyen tüm kurumlara ve bireylere gönderilir.
• E-Fatura GİB üzerinden muhatabına E-Fatura kapalı devre sistem üzerinden ulaştırılır, gönderici ve alıcı bu sistem üzerinden kullanıcılarıyla işlem yapabilirler, dolayısıyla GİB anında haberdar olur, iptal edilemez, ancak muhatap ret ya da iade yapabilir.
• E-Arşiv Fatura muhatabına mail ya da SMS ile ulaştırılır, GİB’e bir sonraki gün saat 24:00’de kadar raporlanır.

Kimler E-Arşiv fatura uygulamasına geçebilir?

Herhangi bir ciro ya da fatura miktar sınırlaması olmaksızın isteyen firma dilediği zaman E-Arşiv Faturaya geçebilir. İki tür E-Arşiv Fatura kullanıcısı vardır;

Birinci tür kullanıcılar zorunluluk kapsamında E-Arşiv Faturaya geçiş yapan kullanıcılar. Eğer siz de devlet tarafından açıklanan yıllık ciro limitini aştıysanız, zorunlu E-Fatura mükellefi olursunuz ve takip eden sene başı itibariyle E-Faturaya geçişinizi tamamlamanız gerekmektedir.

İkinci tür ise gönüllü E-Fatura kullanıcısıdır. Özellikle e-ticaret yapan, kargo ile fatura gönderen, yeni iş kurup fatura ve kâğıt masrafından tasarruf etmek isteyen, arşivleme, operasyonel iş gücünü azaltmak isteyen ve profesyonellik kazanmak isteyen işletmeler sağladığı avantajlardan dolayı E-Arşiv Faturayı tercih eden tüm firmalar E-Arşiv Faturaya geçiş yapabilir.

E-Arşiv fatura zorunlu mu?

509 Sayılı Tebliğ Kapsamındaki Düzenlemeler

Maliyetlerinizi minimize eder

EDM E-Fatura ve E-Arşiv Fatura ile kâğıt, baskı, kargo, arşivleme gibi zaman ve para maliyetleriniz EDM E-Fatura çözümü ile minimum seviyelere düşürürsünüz.

Operasyonunuz hızlanır ve verimliliği artar

EDM E-Fatura ve E-Arşiv Fatura ile çalışanlarınızın operasyonel iş gücünü ortadan kaldırarak daha verimli alanlarda faaliyet göstermesine olanak tanırsınız.

Anında ve güvenilir fatura akışı sağlar

Faturalarınız, kullandığınız ERP ve muhasebe programları içinden ve EDM sistemleri üzerinden anında muhataplarına ulaşır. Gönderdiğiniz ve aldığınız faturaların %100 gerçek olduğundan emin olursunuz.

Yasal geçerli / güvenli saklama ve online erişim olanağı verir

Faturalarınız, EDM sistemlerinde 10 yıl boyunca 4 yedeklemeli ve 3DS şifreleme teknolojisiyle en güvenli şekilde saklanır. Faturalarınıza dilediğiniz an online erişebilir, tek tek ya da toplu olarak tekrar gönderme, görüntüleme ve pdf / baskı alma gibi işlemleri yapabilirsiniz.

Doğaya destek verir

Her yıl uğruna milyonlarca ağaç kesilen kâğıtlar yerine elektronik ortama taşınan faturaların bu çözümü, doğanın korunması adına da büyük katkıda bulunmuş olursunuz.

İmajınızı yükseltir

E-Fatura ve E-Arşiv Faturaya geçme olgusu, tüm müşterileriniz ve iş ortaklarınızda nezdinde; teknolojiyi kullanan, modern yönetilen, şeffaf ve kanunlara uygun iş yapan sağlam güvenilir firma imajınızı pekiştirecektir.

Ve

Hızlı mutabakat ve nakit akışı, elektronik iç ve dış denetim için uygun altyapı, hızlı uyuşmazlık çözümü ve uluslararası standartlara uyum gibi daha sayısız faydalara kavuşursunuz.

ERP ve muhasebe programınıza tam entegrasyon

550+ yakın ERP ve muhasebe programı ile anlaşmalı olan EDM ayrıcalığıyla ERP sistemi ve muhasebe programına tam entegre hizmet alacak, yani giden faturalarınız bu sistemlerinizden otomatik gidecek, gelen faturalarınız sistemlerinizin cari ve stoklarına otomatik işlenecek ve müşaviriniz programına otomatik aktarılacaktır.

EDM Akıllı VKN Uygulaması sayesinde muhasebe programından fatura düzenleyip kaydettiklerinde E-Fatura mı, E-Arşiv Fatura mı gönderileceğine EDM Sistemi kendi karar verir.

Tüm resmi muhasebelere tam otomatik aktarım

EDM resmi muhasebeye aktarım modülü sayesinde, tüm giden ve gelen faturalarınızı dilediğiniz aralıklarla mali müşavirinizin kullandığı resmi muhasebe programına aktarabilirsiniz. Bunun için tek yapmanız faturaları toplu seçip ilgili resmi muhasebe programının adının yazdığı kutucuğu kliklemekten ibaret.

Böylece tüm E-Fatura, E-Arşiv Fatura ve E-Makbuzlarını, tüm muhasebe programlarına tek tuşla aktararak fişlerin otomatik oluşması sağlanır.

Anahtar teslim hızlı kurulum

Siz, EDM ile çalışmaya karar verdikten sonra, mali mühür temini, GİB E-Fatura, E-Defter vb. tüm başvurular ve mali mührünüzün çalıştırılması dâhil tüm işlemler, EDM saha temsilciniz tarafından halledilir. Sonrasında EDM merkez 30 dakika içinde portalinizi açar ve kullandığınız ERP ve muhasebe programına entegrasyonunuzu sağlar.

Mobil masaüstü ve Bulut uygulamaları birbirine senkronize çalışmakta olup ücretsizdir.

7/24 özel müşteri temsilci

İlinizde sizlere özel atanan satış ve servis saha temsilciliği tarafından tüm başvuru, kurulum, eğitim ve teknik servis desteği alır. EDM merkezde, 7/24 arayabileceği bir asıl birde yedek müşteri temsilcisi size özel atanır.

Avantajlı fiyatlar

EDM E-Fatura ve E-Arşiv Fatura ile kâğıt, baskı, kargo, arşivleme gibi zaman ve para maliyetleriniz EDM E-Fatura çözümü ile minimum seviyelere düşürürsünüz.

Sabit ücretsiz ve kontör yakmasız etik ücretlendirme

EDM, aylık sabit, yıllık sabit, güncelleme, kota aşımı gibi her ne ad altında olursa olsun etik olmayan aldatıcı ve gizli tarifeler uygulamaz, kalan kontörünüz ay sonu ve yılsonu gibi bahanelerle yakmaz, 5 yıl devreder. E-Fatura portal aktivasyonları ücretsizdir. ERP programınıza entegrasyon ücretini bir kerelik ödersiniz ve ömür boyu kullanırsınız. Kullanımınız boyunca kontör ücreti dışında hiçbir ücret ödemezsiniz.

Müşterilere faturalar sınırsız ücretsiz yani kontör düşmeden mail ile gönderilir, kendilerine gelen tüm E-Fatura ve E-Arşiv Faturalar da ücretsiz mail ile alınır.

Yeni Yönetmelikler ve Gelişen teknolojilere uyum ömür boyu ücretsizdir.

EDM müşterileri hiçbir ek ödeme olmaksızın cep telefonlarından E-Fatura gönderip alabilirler.

Diğer nedenler

• Tek tuşla fatura iade, fatura tekrarlama, satırda 8 iskonto alanı, KDV dahil hariç fatura opsiyonu, seri no, müşteri ve kullanıcıya göre tasarım gibi pek çok özellik kullanılır.
• Mali Müşavirler tüm mükelleflerini tek şifre ile tek arayüzden bütün şirket ve şubelerini yönetilmesi sağlanır.
• 3DS şifreleme teknolojisiyle en yüksek güvenlik
• Depository arşiv teknolojisi ile ilelebet tüm yazılımlara uyumluluk garantisi
• Online VKN kontrolü ile otomatik E-Fatura ve E-Arşiv Fatura gönderim kararı
• Grup şirket ve şube tanımlaması ile tek platformdan yönetim yeteneği
• Sınırsız kullanıcı tanımlama imkânı
• İlgili alıcıya E-Faturayı tekrar gönderebilme seçeneği
• Tam metin arama imkânı ile faturadaki her alanı arama
• Süreç yönetimi ve bildirimleri
• Gelişmiş raporlama imkânı

E-Arşiv faturanın sektör bazında faydaları

Kâğıt fatura basma ve gönderme maliyetini ortadan kaldıran E-Fatura ve E-Arşiv Fatura uygulamasıyla kâğıda fatura basma dönemi yavaş yavaş tarih oluyor. Günümüzde özellikle, çok sayıda fatura kesen işletmeler için önemli kolaylıklar sağlayan bir uygulama olduğundan işletmeler arasında hızla kendisine yer bulmuştur.

Örneğin, müşteri sayısı, iş yaptığı partner sayısı ya da tedarikçi sayısı yüksek firmaları düşünecek olursak E-Fatura ve E-Arşiv Faturaya geçmesi, her ay milyonlarca faturanın ikinci nüshalarını klasörler dolusu raflarda arşivlemekten kurtulması anlamına gelmektedir.

E-Fatura ve E-Arşiv Faturanın firmalara sağladığı operasyonel hız, doğruluk, netlik ve verimlilik, firmaların bu hizmetlere geçmesinde ger geçen gün daha fazla rol oynamaktadır. E-Fatura ve E-Arşiv Faturanın en çok revaçta olduğu sektörlere sağladığı faydalardan örnekler:

Hastaneler

Hastanelerin kurumsal veya bireysel müşterilerine faturalarını veya fişlerini kâğıt ortamında kesmesi durumudur. Hastanelerin faturalarını kâğıt olarak kesmesi sağlık hizmeti alan ama evine bir an önce gidip dinlemesi ve iyileşmesi gereken hastaları uzun süre bekletilmesine neden olmaktadır. Bu durumdan ötürü hastaların memnuniyetsizliği artmakta ve sağlığına kavuşturduktan sonra da kendine daha hızlı hizmet veren hastaneyi seçmeye başlamaktadır.

Hâlbuki sağlık hizmeti alan hastanın mail adresi alınarak Arşiv Fatura ile mailine gönderilecek faturanın yasal geçerliliği olduğu gibi hızlı işlem yapılarak hasta memnuniyeti ve hastanın evine daha kısa sürede dönmesi de sağlanmış olacaktır.

Sağlık sektöründe bu denli acil hızlı işlem ihtiyacı varken E-Fatura sistemine geçiş sağlanması tüm sağlık sektöründe hizmet veren firmaları zamandan ve maliyetlerden tasarruf etmesine yarar sağlayacaktır. Ayrıca Arşiv Fatura’ya gönüllü geçen firmaların çalışanlarının daha yararlı çalışma şekline kavuşması ve çalışma memnuniyetinin artmasına yarar sağlamış olacaktır. En kısa sürede E- Fatura kullanımında yerinizi alarak hem şirket içi tasarruf sağlayın hem de doğaya katkıda bulunmuş olacaksınız.

Oteller

Öncelikle otele gelen her müşteri fatura talep ediyor. Ardından kullanılan ön muhasebe programına kayıt açılıyor, fatura bilgileri oluşturup orada kaydediliyor. Daha sonra resepsiyon çalışanı matbu evrak halinde bulunan dosya içerisinde ön muhasebe programıma girdiği verileri tekrar girerek yazıcıya kâğıt çıktı olarak göndermek üzere evrakı oluşturuyor. Ardından oluşturduğu evrakı yazdırması için yazıcıya gönderiyor.

Hay aksi yazıcının mürekkebi bitmiş! Durumu müşteriye bildirerek biraz daha beklemesi için siz isterseniz şöyle buyurun oturun size bir çay ikram edelim diyerek nezaketen bekletme isteğini dile getiriyor. Tabi bu süreç içerisinde müşteri bu evreye gelene kadar zaten yaklaşık 15 dakikasını kaybetmiştir. Oldu ki o arada bir kafile giriş yapmak istedi. Bu durumda diğer müşterilerle de ilgilenilmesi için resepsiyon da bir den eleman artışı olacak ve bu yoğunluk iş çözümlemek amaçlı bir eylem olacaktır.

Bu bir çözüm müdür bakıldığında evet ama aslında hayır. O süreçte desteğe gelen her arkadaşı başka bir görevi vardı bu görevlerinden feragat ederek mevcut müşterinin memnuniyetsizliğini sağlayabilirler. Bunun yanı sıra bu örneğin başında bahsetmiş olduğum sadece bir fatura bekleyen müşterimizi de unutmamalıyız.

Resepsiyondaki her görevlinin müşterinin fatura detaylarını görmesi, faturaların 3. Nüshalarının resmi muhasebeye elle girilmesi, seyahat sonrasında faturasını kaybeden müşterilerin otelinden tekrar fatura aslı gibidir ibaresiyle istemesi gibi onlarca olumsuz işi ve sonucunu, E-Fatura ile bertaraf edebilirsiniz.

İş akış sürecinin dijitalleşmesi verimi ve memnuniyeti birlikte getirecektir. E-Dönüşümün Maliyeti <Zaman + Kâğıt + Baskı + Emek + 10 Yıl Arşiv Alanı)

Bu denklemde hem daha hızlı iş akışı sağlanmış olacaktır hem de maliyet açısında daha verim sağlanacaktır. Sıra bize gelmesini bekleyeceğimize E-Dönüşüme hemen başlamak için yarın güzel bir gün olacaktır.

Perakende

Perakende satış ile birlikte her türlü ihtiyacımızı tek bir yerden karşılayabilmekteyiz. Aylık ihtiyaçlarımızı tek bir yerden karşılayabilsek bile, evet ya da firmalarımıza kucak dolusu faturalar ile dönmekten maalesef kurtulamıyoruz. Üstelik sadece kucak dolusu fatura ile dönmekle kalmayarak, aldığımız ürünler de sorun çıkmasına karşın bu faturaları uzun bir süre saklamak zorunda kalabiliyoruz. Eğer faturayı kaybedersek ve kısa süre içinde aldığımız üründe bir sorun çıkar ise yine maalesef paramızı çöpe atmışçasına hiçbir değişim ve tadilat işlemlerinden faydalanamıyoruz.

E-Fatura ile birlikte perakende satışın yapıldığı yerlerde kasalarda ki uzun fatura kuyrukları da kayboldu. Sadece kuyruklar değil yazıcıdan gelen kulak tırmalayan ve hiç bitmeyen gürültülü yazıcılarda kayboldu. Böylece perakende mağazaları daha refah yerler haline gelerek, tüketiciyi daha çok cezbetmeye başlamıştır.

Sattığımız ürünler karşılığında kestiğimiz faturaların bilhassa şehir dışına ulaşmalarında ciddi sorunlar yaşanmaktaydı. Faturanın kaybolması, geç ulaşması gibi sorunlar günlük yaşantımızın bir parçası olmuştur. Bu tip sorunlar ile birlikte yüzlerce ödemede ciddi gecikmeler meydana gelmektedir. Bu da şirketlere çeşitli zararlar vermektedir. Arşiv Faturada ise kestiğiniz faturalar saniyeler içinde tüketiciye iletilmektedir. Üstelik faturada meydana gelen yanlışlıklar 1-2 dakika gibi kısa sürede düzeltilerek tekrar müşteriye iletilebilmektedir. Böylece Arşiv Fatura hem şirketimizin maddiyatını hem de müşteriler ile yaşanan sorunları minimum seviyeye indirmektedir. Böylece hem üretici hem tüketici, iç rahatlığı ve daha güvenli şekilde alışverişlerini tamamlayabilmektedir.